Þessar leiðbeiningar voru samdar með aðstoð gervigreindar. Stjórnandi er hugtak sem er notað í þessum leiðbeiningum sem í raun vísar til hlutverksins sem kallað er host á Zoom.
Host, eða fundarstjóri, er sá sem ber ábyrgð á tæknilegri hlið fundarins, þ.e.a.s. að allir geti verið á fundinum, að hljóði og mynd sé stjórnað o.s.frv. á hverjum fundi fyrir sig, og fellur það hlutverk undir ábyrgð ritara hvers fundar.
Fyrir allar þessar aðgerðir er best að hafa Participants (þátttakendur) listann opinn. Hann finnst neðst á Zoom-skjánum (með mynd af tveimur manneskjum)
1. Slökkva á hljóðnema allra fundargesta (Mute All)
Þetta er nauðsynleg aðgerð til að slökkva á hljóðnemum allra fundargesta áður en inngangaorð eru lesin í byrjun fundar.
- Skref 1: Smelltu á Participants hnappinn á stýristikunni neðst á skjánum.
- Skref 2: Í glugganum sem birtist, smelltu á Mute All neðst í hægra horninu.
- Skref 3: Þú færð upp sprettiglugga. Ef þú vilt koma í veg fyrir að þátttakendur geti sjálfir slökkt á þögguninni, taktu hakið úr “Allow participants to unmute themselves”. Smelltu svo á Continue eða Mute All til að staðfesta.
Leiðbeiningar um að þagga niður í einum fundargesti
Það getur verið nauðsynlegt að þagga niður í einum fundargesti ef hann er t.d. með bakgrunnshljóð eða truflar fundinn. Hér eru skrefin til að framkvæma það.
- Skref 1: Smelltu á Participants hnappinn neðst á Zoom-forritinu til að opna þátttakendalista.
- Skref 2: Í glugganum sem birtist, finndu nafnið á þeim fundargesti sem þú vilt þagga niður í.
- Skref 3: Hófu músina yfir nafn fundargestsins og veldu Mute.
Þegar þú hefur þagað niður í þeim getur fundargesturinn sjálfur kveikt á hljóðinu sínu aftur.
2. Make Host / Co-Host
Þú getur úthlutað öðrum þjónustu, sem kallast Co-Host, til að aðstoða þig við fundar-þjónustur. Það getur verið gagnlegt á stærri fundum.
- Skref 1: Smelltu á Participants hnappinn.
- Skref 2: Hófu músina yfir nafn þátttakanda sem þú vilt úthluta nýju hlutverki og smelltu á More hnappinn sem birtist.
- Skref 3: Veldu Make Host eða Make Co-Host. Staðfestu í næsta glugga sem opnast.
- Athugið: Ef þú gerir einhvern að Host (aðalfundarstjóra) tapar þú sjálfur stjórnunarréttinum. Co-Host hefur nánast sömu heimildir og þú en þú heldur þínum réttindum.
3. Deila skjá (Share Screen)
Sem host hefur þú stjórn á því hverjir geta deilt skjá.
Fljótlegasta leiðin til að leyfa fundargesti að deila skjánum er að gera aðilann að co-host
Annars er hægt að fylgja skrefunum hér fyrir neðan
- Skref 1: Smelltu á græna Share Screen hnappinn á stýristikunni neðst.
- Skref 2: Þar getur þú valið hvað þú vilt deila: Allt skjáborðið, einstakan glugga, eða jafnvel ákveðið forrit.
- Skref 3: Ef þú vilt að einhver annar geti deilt skjá, smelltu á litlu örina við hliðina á Share Screen hnappinum.
- Skref 4: Veldu “Multiple participants can share simultaneously” til að leyfa öllum að deila, eða “One participant can share at a time” ef þú vilt hafa meiri stjórn. Þú getur líka farið í “Advanced Sharing Options” til að breyta stillingum á fundinum.
4. Biðja um að kveikja á hljóðnema og myndavél
Ef þátttakandi er í vandræðum með að taka sig af mute, eða hefur slökkt á myndavél, getur þú sent beiðni til að hann kveiki á sér.
- Skref 1: Smelltu á Participants hnappinn.
- Skref 2: Hafðu músina yfir nafn þess sem þú vilt biðja um að kveikja á hljóði eða myndavél.
- Skref 3: Smelltu á More hnappinn.
- Skref 4: Veldu Ask to Unmute eða Ask to Start Video. Þátttakandinn fær tilkynningu sem hann þarf að samþykkja.
5. Endurnefna þátttakendur (Rename People)
Stundum er nafn þátttakanda ekki rétt eða þá vantar aðstoð við að breyta því. Sem host getur þú lagað það.
- Skref 1: Smelltu á Participants hnappinn.
- Skref 2: Hófu músina yfir nafn þess sem þú vilt endurnefna.
- Skref 3: Smelltu á More hnappinn og veldu síðan Rename.
- Skref 4: Sláðu inn nýtt nafn í reitinn sem birtist og smelltu á OK eða Rename.